Administração de Pessoal

DESAFIOS

Um dos principais desafios no início da gestão foi reorganizar a Coordenadoria da Divisão, que estava sem liderança há dois anos e meio. Nesse período, as Coordenadorias de Serviço atuavam de forma isolada, sem integração ou alinhamento de ações e estratégias. Por isso, era preciso retomar, na prática, o papel da Coordenadoria como articuladora e integradora das atividades.

Recomposição da equipe

As áreas se encontravam bastante defasadas em virtude da falta de reposições, bem como em relação ao volume de trabalho e aos novos produtos incorporados. Era necessário adequar e recompor as equipes com profissionais mais experientes, com maior conhecimento técnico, para que, minimamente, pudessem executar os serviços, e substituir servidores temporários por efetivos, de forma imediata, para não causar prejuízo à rotina.

Reforma

A adequação do espaço físico também foi um dos desafios. Com a certificação da DGRH, em 2019, áreas foram extintas ou juntadas a outras e, como consequência, existiam áreas físicas desocupadas enquanto outras se encontravam muito aglomeradas.

Folha de pagamento

Um dos principais objetivos era a reformulação da folha de pagamento, por se tratar de um processo consolidado há muito tempo, de acordo com conceitos e entendimentos ultrapassados. Considerando o grande volume de atualização de legislação e normas, era necessária a revisão completa para melhor aproveitamento da versão original do sistema de Gestão de Pessoas – HCM Senior, bem como para possibilitar o desenvolvimento de soluções mais adequadas, objetivando minimizar causas e quantidades de retrabalhos, tempo gasto com operações e lançamentos manuais e, principalmente, propiciar maior controle analítico do processo como um todo. O resultado dessa revisão impactaria diretamente os demais processos de trabalho da DAP e da DInf.

Além disso, a necessidade de atender às obrigações impostas pelo eSocial e pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTFWEB, trouxe muita mudança de legislação e alterou significativamente entendimentos, processos de trabalho e demandou adequações no sistema.

Com isso, era necessário formar e estruturar equipe técnica para estudar profundamente os assuntos e viabilizar processos e soluções.

Mudanças de legislação

Diversas alterações na legislação vigente em curto período de tempo, mudanças em sistemas externos e incorporação de novos produtos que coincidiram com a equipe reduzida e em transição (transferências, afastamentos e servidores recém-admitidos), somados às cobranças da comunidade pela implantação de determinado assunto no sistema, em tempo recorde, foram outros desafios enfrentados.

CERTIFICAÇÃO

Os processos da antiga Divisão de Gestão de Pessoas – DGP foram distribuídos entre a nova Divisão de Concursos e Carreira – DCC e a Divisão de Administração de Pessoal – DAP, que ficou com os processos relacionados à Vida Funcional, Contagem de Tempo e Aposentadoria, e Pagamento, Frequência e Férias.

Além disso, foi criada a célula Negócios e Projetos, vinculada à Coordenadoria da DAP, composta por servidores tecnicamente capacitados. Essa equipe identificou possibilidades de melhoria nos sistemas informatizados, e solicitou os ajustes necessários, bem como contribuiu na definição de procedimentos das áreas.

De forma semelhante, a criação da Seção de Frequência e Férias setorizou os processos da Coordenadoria de Pagamento, com objetivo de agilizar atendimentos, facilitar o fechamento da frequência e conferências para a folha de pagamento e participar ativamente da parametrização, treinamento e implantação do controle eletrônico de frequência na Unicamp. Vale destacar ainda a contratação temporária de servidores para a equipe de Pagamento, com objetivo de agregar profissionais com experiência em folha de pagamento, frequência, férias e eSocial, e assim agilizar o treinamento e atuar de forma preventiva.

CONTAGEM DE TEMPO

A Lei Complementar nº 1354/2020 criou mais de 10 novas regras de aposentadoria, entre comuns, especiais e de transição. Por conta da complexidade e do volume de alterações, os testes no sistema informatizado só puderam ser iniciados em maio de 2021, quando foram respondidas as consultas realizadas junto à São Paulo Previdência – SPPREV, órgão gestor da previdência e, à Procuradoria Geral da Unicamp.

Desta forma, em parceria com a DInf, foi possível colocar a primeira parte em produção no dia 20 de outubro de 2021 e liberar a visualização aos servidores através do Vida Funcional Online.

Outras atividades relacionadas ao processo de Contagem de Tempo e Aposentadoria envolveram:

Aposentadoria e Planejamento de Pessoal

• Levantamento de servidores com regras de aposentadoria, incluindo projeções para os próximos anos e análises específicas para Unidades e Órgãos.
• Estudo de aposentadorias realizadas em 2022 e previsões para 2023, além de dados para a Avaliação Institucional da Unicamp e para o Fórum das Seis/CRUESP.

Adicionais e Vantagens

• Restabelecimento da contagem de tempo para adicionais por tempo de serviço, sexta parte e licença-prêmio de servidores da saúde (LC 191/2022) e análise de pedidos de áreas não consideradas da saúde.
• Implementação e melhorias em relatórios e sistemas para registro e cálculo de tempo especial, adicional por tempo de serviço, sexta parte e licença-prêmio.
• Atendimento a decisão judicial sobre recálculo de aposentadorias pela média aritmética (Ação URV).

Sistemas e Processos

• Implementações nos sistemas Sênior, FALP/Vida Funcional Online e E2Doc (GED) para aposentadoria, publicação no DOE, e programação de licença-prêmio e férias.
• Criação de nova funcionalidade para emissão de certidões de tempo de contribuição (CTC) pela SPPREV conforme portarias recentes.
• Migração e padronização de cronogramas, assinaturas digitais e sistemas de publicação.
• Inclusão de funcionalidades para emissão de CTC e documentos antes realizados por outros setores.

Previdência

• Elaboração de estudos e fornecimento de dados para a avaliação atuarial.
• Envio regular de informações para o Plano Plurianual SPPREV 2024-2027.
• Apoio à formalização de convênio com a Central de Dados do Estado de SP (CDESP) para atualização cadastral com base em registros de óbito.

Capacitação

• Apresentações e oficinas sobre aposentadoria em diferentes fóruns, como o Programa de Pré-Aposentadoria – PPA.

Atendimentos realizados pela DAP / Contagem de Tempo e Aposentadoria

DADOS E RELATÓRIOS

A Divisão de Administração de Pessoal realiza análises, estudos e relatórios para atender demandas da Universidade e exigências legais, decorrentes de atualizações legislativas, obrigações acessórias e melhorias nos processos de trabalho.

A Coordenadoria da DAP atuou diretamente nas seguintes ações:

• Desenvolvimento de rotina que trata da geração do Vale Refeição, envolvendo os requisitos, testes e implantação, em parceria com DInf e GGBS.
• Elaboração da Instrução Normativa Conjunta GGBS/DGRH nº 01/2023 sobre a concessão do benefício do Vale Refeição.
• Análise dos impactos do Auxílio-Saúde sobre a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – DIRF, com estudos, testes e simulações desde a folha de pagamento, eSocial até a Receita Federal.
• Elaboração do edital para a contração da implantação do ponto eletrônico.
• Atendimento quanto à obrigação do estudo atuarial para a SPPREV, incluindo melhorias nos relatórios, testes e conferências.
• Levantamento de informações para subsidiar a PG quanto à execução da ação da URV dos servidores de todas as carreiras.

De forma semelhante, a Assistência Técnica da DAP atuou em processos relacionados à Auditoria Eletrônica do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo – AUDESP, admissões, quadro de cargos, Vale Refeição, PCA 2025, Auxílio Saúde, FALP, PPPD, dentre outros.

Também fizeram parte da rotina as seguintes atividades:

• Atendimento a demandas de órgãos internos e externos, como ALESP, Ministério Público, INEP, SPPREV, IAMSPE, DRS-VII, ADUNICAMP, STU e outros, subsidiando-os com informações e relatórios diversos.
• Validações de critérios para adequações no sistema de Gestão de Pessoas quanto à geração de listagens e colégios eleitorais da CIPA, STU, COCEN, GovTIC, CONSU (Técnico Administrativo, Docente, Pesquisador, Graduação e Pós-Graduação) e Consulta Reitor, para que fossem realizadas de maneira eletrônica através do e-voto.
• Subsídio de informações à AEPLAN, anualmente, através da geração de relatórios específicos e validação de relatórios disponibilizados pelo S-Integra para composição do Anuário Estatístico da Unicamp elaborado pela AEPLAN, revisão e proposta orçamentária, com melhorias significativas, com intuito de tornar a prestação de informações mais célere, dinâmica e segura.
• Distribuição de aproximadamente 60 relatórios para diversas demandas de informações solicitadas adicionalmente aos processos de trabalho rotineiros.
• Análise de aproximadamente 950 solicitações de toda a Universidade para acesso ao sistema de Gestão de Pessoas.
• Envio de dados para a elaboração anual do Censo Educação Superior.
• Atendimento a demandas do Serviço de Informações ao Cidadão – SIC Unicamp.
• Administração de 136 solicitações de serviço que transitaram pela DAP.
• Condução do grupo de estudo de viabilidade para criação de carreira e estrutura salarial específica para os Médicos Plantonistas da Universidade, para adequar a legislação à realidade e necessidade dos profissionais e Unidades de lotação, bem como aumentar a segurança e eficácia na administração da vida funcional desses servidores. Desse estudo, surgiram propostas de Resolução GR, Instrução Normativa DGRH e estrutura salarial, que foram encaminhadas à Procuradoria Geral para análise e validação.
• Atuação no Comitê Local de Proteção de Dados, dando andamento local às ações demandadas pela CGU em conformidade à Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, o que possibilitou organizar o quadro de servidores da DGRH em consonância com as exigências relacionadas ao Termo de Sigilo, Confidencialidade e Não Divulgação.
• Participação no subgrupo temático do ponto eletrônico na Administração Central e apoio ao grupo executivo com o envio de dados e informações.

ESOCIAL

A partir de agosto de 2022, os órgãos públicos e organizações internacionais passaram a enviar ao eSocial as informações sobre folha de pagamento, admissões, demissões e benefícios previdenciários. Com isso, teve início a substituição de antigas obrigações trabalhistas por um sistema unificado de dados. Também foram iniciados os envios para a declaração obrigatória que registra os débitos de contribuições previdenciárias e de terceiros – DCTFWeb e, a partir de março de 2024, para o novo sistema do FGTS Digital.

FOLHA DE PAGAMENTO

As rotinas da folha de pagamento no sistema HCM Senior foram aprimoradas com a definição de parâmetros que indicam as incidências tributárias e as bases de cálculo. Isso permitiu gerar cálculos mais eficientes em conformidade com a legislação, integrar melhor os processos do departamento pessoal, facilitar o acesso aos dados dos servidores e tornar a gestão da folha mais transparente e eficiente.

A transição de algumas atividades para a Coordenadoria de Pagamento – antes sob responsabilidade da DInf – e a abertura de 70 ordens de serviço para ajustar o sistema também contribuíram para agilizar os processos e garantir ainda mais eficiência nos cálculos.

Também foi implantada a contabilização das rescisões, que antes não eram incluídas no sistema de contabilização da folha. Com a entrada do eSocial, passou a ser necessário processar folhas complementares conforme a competência, o que resultou em um aumento expressivo na quantidade de cálculos e respectivas folhas geradas (folpag). Em 2024, a DGA passou a visualizar a contabilização das rescisões através do sistema.

FREQUÊNCIA E FÉRIAS

A recém-criada Seção realizou atendimento presencial em várias Unidades/Órgãos para para esclarecimentos sobre possíveis formatações de escala e jornadas, e sobre as regras gerais de frequência. Por meio desses atendimentos foi possível acompanhar as particularidades de cada local e reunir questões comuns, o que contribuiu com o conteúdo da nova versão do Manual de Frequência e Férias lançada em 2025.

Além disso, foi possível integrar o Aviso de Férias ao Vida Funcional Online, o que era uma antiga demanda das Unidades/Órgãos e que evita impressão, propicia economia de papel e agiliza o processo.

As alterações de frequência após o período de apuração, chamadas “retificações de tela”, geram retrabalho e cálculos de folhas complementares. Essas ocorrências diminuíram com a redução do prazo para reemissão dos cartões ponto. Entretanto, com a implantação do ponto eletrônico, espera-se reduzir significativamente essa tarefa.

Considerando a implantação do ponto eletrônico, foi feita análise cuidadosa dos históricos de escala e jornada, identificando os ajustes necessários. O objetivo era identificar os problemas e fazer os ajustes necessários, já que impactam diretamente na folha de pagamento e no funcionamento das próprias Unidades/Órgãos. Para isso, foram analisadas mais de 2.500 escalas diferentes, com ações direcionadas para as devidas correções. Em parceria com a Contagem de Tempo e Aposentadoria, a equipe elaborou e propôs a Instrução Normativa DGRH nº 03/2023, que estabelece orientações e procedimentos para a programação anual de férias e licença-prêmio.

VIDA FUNCIONAL

O processo de admissão precisava ser mais ágil entre a convocação do candidato e a entrada em exercício. Nesse sentido, a posse coletiva permitiu reunir diversos ingressantes no mesmo dia e espaço para orientação e coleta das digitais, o que otimizou o trabalho e evitou fragmentação da rotina. Foram realizadas duas posses coletivas, com a admissão de mais de 80 servidores em cada.

Essa ação foi ainda mais incentivada pela necessidade de admissão de 170 profissionais da saúde para o HC, entre enfermeiros e técnicos de enfermagem, num prazo extremamente curto. Outra estratégia da equipe para atender a essa demanda foi a parceria com o Hospital de Clínicas, o que possibilitou integrar temporariamente 4 servidores do HC à equipe Vida Funcional numa espécie de mutirão.

Ainda com objetivo de agilizar rotinas, o procedimento para o retorno da análise grafotécnica do candidato nomeado foi revisado e melhorado.

Também, para oficializar procedimentos para a regulamentação do estágio probatório de pesquisadores, a equipe propôs a publicação da Instrução Normativa DGRH nº 02/2023.

Quanto às demais realizações relacionadas à Vida Funcional, destacam-se:

GANHOS

O maior aprendizado foi reconhecer a importância de compor a equipe com profissionais experientes e com perfis específicos, o que agilizou treinamentos. Isso foi percebido no envio dos dados para o eSocial, no fechamento do FGTS Digital, na DCTFWeb, na parametrização do sistema para o registro eletrônico da frequência e na revitalização da folha de pagamento que, apesar da rotina diária, permitiu o envio de todas as obrigações sem atraso e com melhorias.

Com a criação da Seção de Frequência e Férias foi possível dar mais atenção às demandas das Unidades/Órgãos, o que contribuiu para maior aproximação com a DGRH e, consequentemente, aprimorou o atendimento, reforçou o papel orientador da DGRH e contribuiu para a capacitação e consequente autonomia dos RHs locais.

Incluir os assuntos das áreas no cronograma de priorização da Divisão e, consequentemente da Diretoria Geral, permitiu prever a manutenção dos recursos humanos necessários para atendimento das demandas. Além disso, a parceria com outras Divisões, especialmente com a DInf, foi fundamental para a conclusão de diversas implementações. Apesar dos desafios enfrentados, foi possível ter nova visão dos fluxos de trabalho e implementar rotinas internas que proporcionaram a padronização dos processos.

FUTURO

Nos próximos anos, a DAP pretende reforçar o foco analítico das equipes, na busca por aumentar a eficiência e aperfeiçoar a contribuição para a gestão dos recursos humanos da Unicamp. As propostas futuras envolvem a automatização e integração dos processos internos, com o objetivo de substituir formulários por soluções digitais em sistema, tornando as rotinas mais ágeis, eficientes e modernas.

Entre as ações planejadas, estão o aprimoramento do processamento de eventos de pagamento e fechamento via DCTFWeb para folhas anteriores a dezembro de 2024, a continuidade das melhorias na parametrização do sistema de ponto eletrônico e a modernização da folha de pagamento, eliminando tarefas manuais e disponibilizando ferramentas que facilitem o trabalho das equipes. Além disso, com a implantação do ponto eletrônico, espera-se reduzir significativamente as retificações de frequência.

Outro avanço previsto é a migração das homologações de certidões físicas da SPPREV para o sistema digital SIGEPREV, ainda no primeiro semestre de 2025. Essa mudança eliminará o uso de papel, capas de processo e despesas com envio pelos Correios, além de acelerar a entrega das certidões já homologadas aos requerentes.

Em parceria com a DInf e o SIARQ, a Coordenadoria de Contagem de Tempo e Aposentadoria será área piloto na integração entre o sistema de Gestão de Pessoas – HCM Senior e o SIGAD. Essa integração permitirá a eliminação da impressão e assinatura manual de cerca de 8.800 atos por gestão, referentes a concessões de adicional por tempo de serviço, sexta parte e licença-prêmio, transformando o processo de contagem de tempo de físico para digital.

Outro aspecto que merece atenção é a necessidade de manter de forma contínua os treinamentos e aperfeiçoamento do conhecimento dos módulos do sistema de Gestão de Pessoas, buscando a melhor utilização dos recursos e possibilidades.

Por fim, a DAP também pretende concluir as melhorias já em andamento no sistema, decorrentes das mudanças legislativas dos últimos anos, com destaque para a segunda parte da LC 1354/2020, que trata dos cálculos de proventos e seus impactos nos documentos de aposentadoria.