Comunicação Institucional

DESAFIOS

A atuação da Coordenadoria de Comunicação Institucional envolve uma série de desafios decorrentes das especificidades do ambiente universitário, da diversidade de públicos atendidos e da complexidade dos temas relacionados à gestão dos recursos humanos. Além de atuar como elo entre a instituição e os servidores, a equipe precisa adaptar linguagens, formatos e estratégias para garantir que informações técnico-normativas, operacionais e estratégicas sejam compreendidas e cheguem de forma clara e acessível a todos. Nesse contexto, destacam-se:

Manutenção da identidade institucional

Garantir que todos os servidores e gestores compreendam e adotem as diretrizes de identidade visual e de comunicação, promovendo consistência e reforçando a imagem da DGRH e da Universidade. Observa-se, no entanto, que mesmo após orientações e disponibilização de materiais de referência, ainda há casos de utilização de contas e assinaturas de email em desacordo com os padrões estabelecidos, bem como a elaboração de documentos e apresentações fora das diretrizes institucionais da DGRH.

Atuação em ambiente altamente técnico e normativo

Traduzir conteúdos complexos e jurídicos (leis, deliberações, instruções normativas) em informações claras e acessíveis para diferentes públicos, sem comprometer a integridade e fidelidade das informações.

Diversidade de públicos internos e externos

Comunicar-se de forma eficaz com públicos distintos, incluindo servidores docentes, técnico-administrativos, aposentados, gestores, estagiários, candidatos a concursos públicos e comunidade externa, cada um com necessidades, interesses e níveis de familiaridade diferentes com os temas de RH.

Conciliação entre demandas estratégicas e operacionais

Equilibrar a participação em projetos estratégicos com a execução de demandas operacionais cotidianas, como redação de comunicados e manutenção de conteúdos em diferentes canais. A equipe conta com apenas 4 integrantes com funções e atuações específicas e que são frequentemente indicados para compor instâncias e comissões de avaliação e progressão, grupos de trabalho, comissões de concursos externos, RH em Rede, Prêmio PAEPE, entre outros. Atuar nesses projetos exige dedicação e cuidado para não prejudicar a rotina de trabalho da equipe.

Falta de profissionais fixos

Consolidar uma equipe multidisciplinar fixa em todas as áreas de atuação da Comunicação Institucional para manter a qualidade das entregas e evitar a sobrecarga de trabalho das demais áreas. Atualmente, as atividades de jornalismo são conduzidas exclusivamente por um estagiário, cuja atuação é rotativa, o que impacta diretamente na preservação do histórico e do conhecimento acumulado. Além disso, no último ano a equipe permaneceu sem estagiário devido à baixa adesão e elevado índice de reprovação nos processos seletivos realizados. Essa situação tem comprometido a consistência das entregas e adiado projetos que dependem diretamente da atuação desse profissional.

Uso de múltiplos canais de comunicação e adaptação constante a novas tecnologias

Estudar, gerenciar e produzir conteúdo adaptado para diferentes plataformas (Portal DGRH, redes sociais, Intranet, comunicados por email, sinalização interna, vídeos, apresentações etc), mantendo a unidade visual e de linguagem, e considerando as vantagens e limitações de cada canal. Além disso, incorporar novas ferramentas de comunicação digital sem perder a agilidade no atendimento das demandas cotidianas.

COMUNICAÇÃO E DESIGN

A Coordenadoria atua em várias áreas: produção e publicação de conteúdo para a internet, redação e distribuição de comunicados institucionais, criação e produção gráfica e visual, direção e produção de vídeos-tutoriais, e promoção de encontros e reuniões temáticas. Além disso, tem papel fundamental nos processos de todas as áreas da DGRH, o que envolve a busca ativa por informações, seja por meio de entrevistas, pesquisas ou outras formas de coleta de dados, para garantir que todo o conteúdo produzido e divulgado seja relevante e bem fundamentado.

Comunicados institucionais

A equipe promoveu a comunicação direcionada a três públicos distintos: servidores da DGRH, dirigentes, RHs e servidores das Unidades e Órgãos da Unicamp, e comunidade externa, o que incluiu servidores aposentados e candidatos de concursos públicos. Para isso, textos específicos foram redigidos e enviados por meio dos canais mais adequados para cada caso, com objetivo de fazer a mensagem chegar de forma clara, acessível e eficaz.

Comunicados oficiais foram enviados por listas segmentadas de email, orientações e procedimentos sobre processos de trabalho foram publicados no Portal DGRH e divulgados por email e redes sociais, assim como notícias sobre ações e projetos.

Além de comunicados relacionados aos serviços da DGRH, a Comunicação também presta apoio a outros Órgãos da Unicamp na divulgação de ações que precisam alcançar toda a comunidade universitária ou grupos específicos de servidores. Podemos citar a divulgação da pesquisa de clima organizacional em parceria com o CESIT / IE, de informações sobre o auxílio-saúde e outros benefícios do GGBS, e sobre o transporte fretado, gerenciado pela Prefeitura.

Listas de email

A Comunicação desempenha papel estratégico na gestão e disseminação de informações relacionadas aos recursos humanos da Universidade, administrando 20 listas de email que atendem equipes internas da DGRH e públicos específicos do ambiente universitário e externo, e garantem a comunicação eficaz, ágil e direcionada.

A atuação envolve desde a criação e manutenção das listas até a curadoria e o controle das mensagens, assegurando que conteúdo institucional relevante seja distribuído de forma segura, segmentada e alinhada aos objetivos estratégicos da instituição.

Padronização de emails institucionais

A Comunicação também é responsável pela gestão da identidade institucional da DGRH. Nesse contexto, um grande trabalho foi a revisão dos emails de toda a estrutura organizacional e projetos da DGRH.

Identidade visual

A definição, criação e padronização da identidade visual de projetos e documentos também fizeram parte das ações desenvolvidas. Com isso, foram atualizados os slides modelo para apresentações institucionais e reuniões, o papel timbrado para produção de documentos oficiais e os formulários relacionados aos produtos e serviços da DGRH.

Por ser referência também nessa área, a convite de diferentes Unidades e Órgãos da Unicamp, a equipe desenvolveu os seguintes projetos visuais:

Produção gráfica, digital e audiovisual

A equipe também é responsável pela produção de campanhas e materiais gráficos impressos (cartazes, banners, livretos, placas de porta etc) e digitais (destaques de matérias, ícones, webdesign, sinalização e outros) para apoiar e divulgar projetos desenvolvidos pela DGRH. Alguns exemplos são:

• Criação de sinalização digital para a TV da recepção, com orientações de localização para auxiliar os visitantes
• Redesign, atualização de informações e produção de 129 placas de sinalização interna da DGRH, em decorrência da reorganização das equipes e mudança das salas de trabalho
• Cartaz para identificação do processo de averiguação étnico-racial para utilização pela DCC/Concursos
• Redesign do Termo de Compromisso e Posse, utilizado nos eventos de posse de novos docentes na Universidade
• Redesign e revisão de conteúdo do email de boas-vindas aos novos integrantes e nota de falecimento
• Revisão de conteúdo e criação de layout para comunicado sobre a realização de exame médico periódico, enviado aos servidores da Unicamp pela DSO
• Criação de peças gráficas para campanha de descarte de lixos e resíduos
• Peças gráficas e site do Simpósio de Profissionais da Unicamp 2024
• Design de placa afixada no novo espaço de convivência (jardim) da Educorp

Além disso, a equipe também é responsável pela criação de materiais audiovisuais (apresentações, vídeos e treinamentos) para apoio a reuniões, eventos, serviços e datas comemorativas. Alguns exemplos são:

• Criação de 10 apresentações para a Diretora Geral e Diretor Adjunto da DGRH utilizarem em eventos e reuniões
• Criação de vinheta institucional para os vídeos da DGRH
• Roteirização, design e produção de 14 vídeos de treinamento para os processos de Progressão PAEPE e Gestão de Desempenho PAEPE, que estão disponíveis no canal da DGRH no Youtube e totalizam 48.518 visualizações até o momento
• Produção de 3 vídeos tutoriais para orientação sobre acesso ao sistema Vida Funcional Online, demonstrativo de pagamento e informe de rendimentos, que estão disponíveis no canal da DGRH no Youtube e até hoje totalizam 18.375 visualizações

PROJETO WEBSITES

Reconhecendo a importância de uma comunicação institucional eficaz e segura, a Unicamp implementou uma solução corporativa para revitalizar seus websites. Historicamente, a diversidade tecnológica e a falta de pessoal especializado resultaram em sites desatualizados e vulneráveis. Para enfrentar esses desafios, foi formada uma equipe multidisciplinar em outubro de 2021, composta por profissionais de TI, comunicação e design, provenientes da DETIC, DGRH e SEC. O objetivo foi possibilitar a criação ágil de sites modernos, seguros, acessíveis por qualquer dispositivo e que pudessem ser personalizados e mantidos sem a dependência de profissionais de TIC para o gerenciamento do conteúdo.

O resultado foi a criação de um modelo padronizado que reforça a identidade institucional da Unicamp e ao mesmo tempo dá flexibilidade para que cada Unidade/Órgão adapte o site para sua realidade.

_{As imagens acima mostram o site da AEPLAN antes (primeira foto) e depois (segunda foto) de adotar a solução corporativa}

A Coordenadoria de Comunicação Institucional DGRH atuou fortemente desde o início na definição do layout e estrutura desse modelo, estabelecendo mais de uma opção de design para cada recurso criado, bem como na codificação para possibilitar o uso das ferramentas.

O embrião do projeto se deu por meio da orientação e preparo da equipe multidisciplinar, que se alojou inicialmente na sala da Comunicação Institucional DGRH, o que agilizou o processo e trouxe muitos ganhos para o projeto.

Os números abaixo destacam as principais realizações de novembro/2022 a agosto/2024:

Desde o início até agora, foi possível lançar mais de 60 sites das Unidades e Órgãos da Unicamp, mas o número de adeptos continua aumentando.

Após estar estabelecido, o projeto passou a ser coordenado pela Diretoria Executiva de Tecnologia da Informação e Comunicação – DETIC, mas a Comunicação Institucional DGRH continua atuando diretamente no desenvolvimento de novas funcionalidades. O projeto foi premiado como o melhor das Diretorias Executivas e ficou entre os 7 melhores da Unicamp na edição 2024 do Prêmio PAEPE.

PORTAL DGRH

O trabalho contínuo de manutenção do Portal DGRH envolve a atualização do conteúdo (incluindo 132 produtos e 127 formulários), publicação de notícias e novos produtos, implantação de novas funcionalidades, otimização de ferramentas e integração com as redes sociais da DGRH (que contam com 4.715 seguidores), onde também são divulgadas as notícias publicadas no Portal DGRH.

Quadros orientativos para a Progressão PAEPE

Um projeto de grande visibilidade que envolveu toda a equipe foi a criação, em 2024, dos quadros didáticos para apoio à progressão na Carreira PAEPE, com base no quadro orientativo da Deliberação CAD-A-018/2024.

O material tem sido amplamente consultado na Universidade e utilizado em reuniões orientativas sobre o processo.

Manual de Frequência e Férias

Outro importante lançamento realizado em 2025 atendeu a uma demanda recorrente dos RHs da Universidade. O Manual de Gerenciamento de Frequência e Férias apresenta normas e procedimentos para administrar a frequência e as férias dos servidores, detalhando o fundamento legal de cada ocorrência, os reflexos, as distinções para os regimes celetista e estatutário, e como devem ser tratadas pelo superior imediato e equipes de RH.

Como o lançamento ocorreu há menos de um mês, ainda não foi possível avaliar o impacto na Universidade. No entanto, ao longo dos próximos meses, as sugestões e experiências dos usuários serão analisadas para aperfeiçoamento contínuo.

Acessos

INTRANET DGRH

A nova versão foi lançada em fevereiro de 2025, após a migração para o mesmo sistema de gerenciamento de conteúdo do Portal DGRH. O projeto incluiu novo layout e recursos aprimorados, e foi integrado ao Portal DGRH, o que proporciona navegação fluida e autenticação simplificada.

O novo layout destaca os servidores com fotos ampliadas e perfis individuais que reúnem informações funcionais, curiosidades, aniversários e redes sociais. A novidade visa fortalecer a integração entre os recém-contratados e os servidores mais antigos, facilitando o reconhecimento e a interação na DGRH. Além disso, agora é possível curtir e responder comentários dos colegas.

Em parceria com a DInf, a seção Aniversariantes foi automatizada, passando a exibir dados diretamente da base de RH.

Para orientar os servidores e facilitar as rotinas, a Comunicação revisou a seção Serviços, e incluiu procedimentos e disponibilizou modelos padronizados de documentos institucionais.

Todos os servidores, estagiários e patrulheiros possuem acesso por meio de usuários criados e administrados pela Comunicação, que, em fevereiro de 2025, havia alcançado o total de 175 contas.

Em relação às matérias, houve redução nas publicações em comparação ao período anterior (2017 a 2021), devido à falta de profissionais na equipe. Nos últimos dois anos, a Comunicação ficou sem estagiário de Jornalismo, pois não houve candidatos aprovados nos processos seletivos. Como resultado, a produção de conteúdo foi limitada a atualizações sobre projetos e equipes, e temas relacionados a RH, deixando de lado matérias sobre a vida dos servidores, datas comemorativas e cobertura de eventos.

RH EM REDE

A segunda edição do RH em Rede, iniciada em 2022, teve como objetivo promover a troca de experiências entre os RHs da Unicamp, com debates sobre gestão de pessoas por meio de palestras e reuniões híbridas. A Comunicação foi responsável pela organização e divulgação, além de providenciar a cobertura dos eventos e a disponibilização dos vídeos.

De 2022 a 2025 foram promovidos 19 encontros, que abordaram as seguintes temáticas:

• 2022: Por que “RH em Rede”?; Valorização e Engajamento; Saúde Emocional; Formação de Liderança e Gestão de Equipes; Retrospectiva 2022.
• 2023: Revisão do Anexo III da Deliberação CAD-A-009/2018 – Carreira PAEPE; Estágio Probatório e Processo de Transferência; Inteligência Emocional; Relações de Trabalho, Assédio Moral e Avaliação de Desempenho; Ponto Eletrônico, Trabalho Remoto e Semana do Servidor; A Comunicação Afetiva na Formação de Redes Profissionais.
• 2024: Recadastramento de Servidores Ativos; Quadro de Cargos e Ações da Carreira PAEPE; Estágio Probatório, Ingressantes PCD e Transferência; 2º Ciclo da Avaliação de Desempenho PAEPE; Projetos e Ações dos RHs Locais.
• 2025 (até abril): Ponto Eletrônico; Acompanhamento e Transferência de Servidores, Perícias Médicas ESU, Gestão de Informações da Segurança do Trabalho; Avanços do Ponto Eletrônico.

Além dos encontros, foram feitas reuniões nas Unidades, com a participação Diretora Geral, Diretor Adjunto e Coordenador de Comunicação, e Diretores, Associados, CTUs e RHs, com o objetivo de ouvir demandas, apresentar ações e promover maior aproximação com a DGRH.

PRÊMIO PAEPE

O Prêmio aos Profissionais da Carreira PAEPE foi instituído em 2011 com o objetivo de reconhecer os servidores técnicos e administrativos da Unicamp que se destacam por meio de iniciativas e projetos que contribuam para o aprimoramento dos processos e da qualidade da Universidade.

Além de valorizar o protagonismo dos servidores da Carreira PAEPE, a premiação busca incentivar e dar visibilidade às boas práticas desenvolvidas em todas as Unidades e Órgãos, promovendo a disseminação de soluções inovadoras e o fortalecimento da cultura de proatividade no ambiente universitário.

Para a edição 2025, o Comitê Organizador iniciou a revisão das regras para aplicar melhorias ainda este ano.

LINGUAGEM SIMPLES

Projeto Linguagem Simples e Inclusiva Unicamp

Em 2023 e 2024, o Grupo de Trabalho Linguagem Simples e Inclusiva, designado pela CGU, revisou e simplificou modelos dos documentos institucionais com o objetivo de uniformizar a produção dos atos administrativos e de comunicação.

O material foi lançado em setembro de 2024 e tem sido amplamente utilizado em toda a Universidade, sendo apresentado como referência em eventos dentro e fora da Unicamp. Além disso, passou a integrar o curso “Linguagem Simples” oferecido pela Educorp.

Cartilha Tribunal Regional do Trabalho

Em maio de 2024 dois integrantes da Comunicação Institucional da DGRH foram convidados para representar a Unicamp na composição da comissão julgadora do concurso de criação da arte visual da Cartilha de Linguagem Adequada e Inclusiva do Tribunal Regional do Trabalho da 15ª Região (Portaria GP nº 037/2024).

O concurso teve como objetivo selecionar a melhor arte visual para aplicar ao conteúdo elaborado conjuntamente pelos Subcomitês de Combate ao Assédio e de Equidade e Combate à Discriminação do TRT da 15ª Região e pela DeDH Unicamp.

GANHOS

A Comunicação desempenhou papel estratégico durante a gestão, disseminando informações institucionais de forma qualificada, acessível, segmentada e assertiva, a reforçando a identidade da DGRH e da Unicamp. Entre os principais ganhos obtidos, destacam-se:

Reconhecimento e fortalecimento da área

A atuação consistente da Coordenadoria de Comunicação Institucional consolidou seu papel estratégico não apenas na DGRH, mas em toda a Unicamp. A confiança de outras Unidades e Órgãos da Universidade na condução de projetos e ações reforça o reconhecimento da área como referência em comunicação, design e gestão da informação.

Fortalecimento da comunicação segmentada e eficaz

Com o gerenciamento de diferentes listas de emails, a equipe assegurou que informações e comunicados oficiais chegassem de forma ágil e assertiva aos diferentes públicos – servidores da DGRH, RHs, Dirigentes, comunidade universitária e público externo. Essa segmentação otimizou o alcance e a compreensão das mensagens, indo ao encontro das necessidades específicas de cada grupo.

Valorização e consolidação da identidade institucional

A padronização dos endereços de email institucionais garantiu maior clareza e coerência na identificação das áreas e projetos da DGRH, facilitando a comunicação interna e externa. Esse cuidado se estendeu à diagramação de modelos de apresentações e documentos oficiais, e à atualização de formulários e assinaturas de email, fortalecendo a percepção de credibilidade e organização da DGRH.

Modernização de canais de comunicação

Com a reformulação do Portal e Intranet DGRH, a equipe promoveu melhorias significativas na arquitetura da informação, usabilidade e acessibilidade, proporcionando experiência mais intuitiva para os usuários. A otimização para dispositivos móveis ampliou o alcance e facilitou o acesso às informações, refletindo no aumento expressivo da média de acessos diários e do engajamento da comunidade.

Produção de conteúdo estratégico e didático

A produção de ferramentas didáticas, como os quadros de requisitos mínimos da progressão PAEPE, o manual de frequência e férias, e os vídeos de treinamento da progressão e da gestão de desempenho, trouxe ganhos em clareza e autonomia para todos os servidores PAEPE e RHs ao transformar informações complexas em conteúdos visuais, estruturados e acessíveis. Essa abordagem ampliou o engajamento e garantiu acesso qualificado às orientações e atualizações sobre os processos de trabalho da DGRH.

Apoio a projetos institucionais de alto impacto

A participação ativa no projeto de padronização de websites da Unicamp foi um marco na gestão. Desde a concepção visual e estrutural do modelo corporativo até a implementação de novos recursos e funcionalidades, a Comunicação Institucional tem contribuído diretamente para a modernização da presença digital da Universidade. O reconhecimento do projeto no Prêmio PAEPE 2024 evidenciou o impacto dessa atuação.

Incentivo à cultura de colaboração e pertencimento

A reformulação da Intranet DGRH, com destaque para as páginas de perfil dos servidores, integração com redes sociais e funcionalidades de interação, promoveu maior proximidade e valorização das pessoas, fortalecendo a cultura organizacional e a integração entre as equipes.

Integração com RHs locais

Com a coordenação do RH em Rede, a Comunicação Institucional não só estreitou a relação com as equipes de RH da Universidade, como também ampliou o acesso às ações da DGRH e registrou os encontros e temas debatidos em formato de vídeos e material de apoio, consolidando um acervo valioso para consulta e referência.

FUTURO

Visando aprimorar a comunicação com os servidores, a acessibilidade das informações e as ferramentas de comunicação da DGRH, tanto no ambiente digital quanto físico, os seguintes projetos constam no planejamento da equipe:

Criação de listas de emails automatizadas para comunicação da DGRH com todos os servidores da Unicamp e públicos específicos

A Coordenadoria de Comunicação Institucional está desenvolvendo uma lista de emails obrigatória para todos os servidores da Universidade, com o objetivo de aprimorar a divulgação institucional. Essa ferramenta, que cadastrará automaticamente os novos servidores, permitirá segmentar as mensagens conforme critérios específicos, garantindo uma comunicação direcionada e eficiente, e assegurando maior organização e rastreabilidade.

Além disso, será criada uma lista separada para divulgar concursos e processos seletivos, ampliando o alcance das informações.

Melhoria da navegabilidade do Portal DGRH segmentando o conteúdo por público

O Portal, principal canal de comunicação da DGRH, possui um grande volume de conteúdo, com 132 páginas de produtos, o que pode dificultar a localização da informação, especialmente para usuários com menor familiaridade.

Para otimizar a navegação, a Comunicação Institucional planeja segmentar as informações com base em perfis específicos, como docentes ou PAEPE, por exemplo, considerando as diferentes carreiras e regimes de trabalho. Dessa forma, os usuários receberão conteúdo dinâmico e personalizado, facilitando a localização das informações e oferecendo navegação mais fluida, intuitiva e eficiente.

Ampliação e humanização da DGRH nas redes sociais

Com a chegada de dois estagiários de Jornalismo em 2025, a Comunicação planeja expandir a presença da DGRH nas redes sociais, criando perfis no Instagram para abordagens diversificadas e maior compartilhamento de informações, e no LinkedIn para divulgação de concursos e processos seletivos. Atualmente, as notícias são divulgadas no Facebook, X (antigo Twitter) e na lista de emails ConectaRH-L, mas com as melhorias, a comunicação será mais segmentada e direcionada.

Além disso, as postagens serão aprimoradas e humanizadas por meio de uma linha editorial dinâmica e interativa, com maior frequência de publicação e adaptação às redes sociais, incluindo eventos ao vivo, vídeos, infográficos e orientações sobre a gestão de recursos humanos da Unicamp.

Produção de banco de imagens da DGRH

A produção de conteúdo para a DGRH requer imagens de alta qualidade e alinhadas à sua identidade, mas a falta de recursos para a aquisição de fotos profissionais levou ao uso de imagens genéricas, o que compromete a originalidade e a conformidade com os direitos autorais. Para resolver isso, foi iniciada em 2018 a criação de um banco de imagens próprio, com fotos produzidas pela equipe em ambientes da Unicamp. Em um ano, foram feitas 102 imagens utilizadas até hoje, mas o projeto foi suspenso devido à falta de pessoal. A intenção é retomar a atividade de maneira que seja incorporada à rotina.

Automatização da página Gestores das Unidades e Órgãos da Unicamp

O Portal DGRH disponibiliza informações de contato dos dirigentes, CTUs, ATs e RHs de todas as Unidades e Órgãos da Unicamp, mas a atualização dessas informações ainda é feita manualmente. Para otimizar esse processo de atualização, que hoje é manual, a Comunicação Institucional, em parceria com a DInf, iniciou a automatização da página, que será sincronizada com o Sistema Integrado de Recursos Humanos, garantindo a atualização em tempo real. A implementação final está prevista para os próximos meses.

Aprimoramento da comunicação visual na Recepção DGRH

Com objetivo de ampliar e diversificar os canais de comunicação da DGRH, está prevista a reformulação do conteúdo exibido na TV da recepção central, transformando-a em um canal dinâmico de comunicação. Além de informar sobre a localização das Divisões, a programação passará a destacar serviços da DGRH, estatísticas de gestão de recursos humanos, prazos importantes, campanhas internas e eventos da Universidade. Essa mudança visa otimizar o uso do espaço e fortalecer o alinhamento institucional, oferecendo informações relevantes de forma atrativa e eficiente.