Tendo em vista as orientações do Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp (SIARQ) sobre processos descendentes digitais, a Diretora Geral de Recursos Humanos, no uso de suas atribuições legais, estabelece procedimentos a serem adotados pelas Unidades e Órgãos para abertura e instrução de processos digitais descendentes de processos físicos de extra quadros.
DISPOSIÇÃO INICIAL
Artigo 1º – Esta Instrução Normativa se aplica a todas as Unidades e Órgãos da Unicamp que prevejam processos de adesão ou renovação de estágio e de serviço voluntário, tratados pela DGRH / Extra Quadro.
DAS DEFINIÇÕES
Artigo 2º – Para efeito desta Instrução Normativa foram adotadas as seguintes definições, tendo por base os conceitos utilizados pelo SIARQ na formulação do Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos da Universidade Estadual de Campinas (SIGAD/Unicamp):
I – Processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento formal e indivisível.
II – Processo digital: atos processuais registrados e disponibilizados em meio eletrônico, formando um conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa, que constituem uma unidade de arquivamento indivisível.
III – Processo digital descendente: originário do processo físico de origem para prosseguimento de seu fluxo de ações, com novo número de protocolo e devidamente instruído com documentação mínima de abertura.
DOS PROCEDIMENTOS
Artigo 3º – Todo processo físico em papel, ativo ou encerrado, relacionado à adesão ou prorrogação de vínculo de estagiários e prestadores de serviço voluntário deverá ser substituído pelo processo digital descendente para a continuidade das tratativas relativas à sua finalidade.
§ 1º – Entende-se por processo ativo aquele cujo assunto ainda está em andamento e que tem necessidade de tramitação e/ou juntada de novos documentos.
§ 2º – Entende-se por processo encerrado aquele cujo assunto já foi finalizado em todas as instâncias.
Artigo 4º – Antes de abrir processo digital, a Unidade/Órgão deve consultar o SIGAD/Unicamp para verificar a existência de processo físico em nome do interessado.
Artigo 5º – Se houver processo físico em nome do interessado, a Unidade/Órgão deve conferir se supre as seguintes condições:
I – Estar localizado na área do usuário operador.
II – Estar sob responsabilidade da Unidade/Órgão interessada.
III – Estar ativo.
IV – Estar corretamente classificado com o tipo documental 03.03.01.27, no caso de processos de estágio ou com o tipo documental 03.03.03.12, quando se tratar de processos de prestadores de serviço voluntário.
§ 1º – Caso o processo esteja sob responsabilidade de outra Unidade/Órgão, cabe ao RH interessado solicitar a transferência de responsabilidade para a sua Unidade/Órgão.
§ 2º – Caso o processo esteja encerrado, cabe ao RH interessado reativar o processo.
§ 3º – Caso o processo esteja com tipo documental incorreto, cabe ao RH interessado realizar a alteração em sua ficha.
Artigo 6º – A abertura do processo digital descendente deve ser realizada através da funcionalidade Protocolar Descendente Digital, disponível no menu Protocolo do SIGAD/Unicamp, observando a vinculação de descendência digital com o processo físico de origem.
Artigo 7º – A Unidade/Órgão deve informar o número do protocolo físico para que o SIGAD/Unicamp gere a ficha do novo protocolo digital, que trará as informações do processo físico de origem.
Artigo 8º – A Unidade/Órgão deve conferir as informações do protocolo digital e, se houver necessidade, pode realizar alterações antes de confirmar a criação do processo digital descendente.
Artigo 9º – O processo digital descendente será registrado sob novo número, ao qual será acrescida a identificação “(d)”, conforme exemplo “processo digital nº XXXXXX (d)”.
Artigo 10 – O SIGAD/Unicamp providenciará a juntada automática do Termo de Encerramento com a seguinte informação: “Providenciado o encerramento do presente documento, em virtude do protocolo de descendente digital nº XXXX (d), no qual a continuação será dada. Não juntar nenhum documento/folha de informação e nem efetuar qualquer despacho adicional neste documento.”
§ 1º – A Unidade/Órgão deve imprimir o Termo de Encerramento gerado pelo SIGAD/Unicamp e juntá-lo no processo físico.
§ 2º – Após a inclusão do Termo de Encerramento, não deverão ser juntados novos documentos em papel ou digitais no processo físico, e sua tramitação será exclusivamente para fins de consulta.
Artigo 11 – O SIGAD/Unicamp providenciará a juntada automática do Termo de Abertura com a seguinte informação: “Foi providenciada, nesta data, a autuação do processo digital nº XXXXXX (d), em continuidade ao assunto tratado no processo físico nº YYYYYY, que se encontra encerrado e arquivado.”
Artigo 12 – Toda tratativa, bem como a juntada de quaisquer novos documentos, deve ser realizada apenas nos processos digitais descendentes.
DOS DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS
Artigo 13 – Para processos de estágio, os documentos obrigatórios a serem digitalizados e juntados no descendente digital são os Termos de Estágio com as assinaturas, inclusive os Aditivos.
Artigo 14 – Para processos de prestadores de serviço voluntário, os documentos obrigatórios a serem digitalizados e juntados no descendente digital são os Termos de Adesão ao Serviço Voluntário com as assinaturas, inclusive os Aditivos. Além disso, deve ser incluído o Parecer CIDF que aprovou o ingresso do prestador de serviço voluntário e o comprovante mais recente do seguro de acidentes pessoais.
DAS RESPONSABILIDADES
Artigo 15 – A Diretoria Geral de Recursos Humanos é responsável por manter, divulgar e implementar esta Instrução Normativa, cabendo à Seção Extra Quadro a orientação às Unidades/Órgãos quanto à sua aplicação.
Artigo 16 – É de responsabilidade das Unidades/Órgãos o atendimento desta Instrução Normativa no que diz respeito à migração dos processos físicos para descendentes digitais via SIGAD/Unicamp, verificando a documentação obrigatória determinada nos artigos 13 e 14.
Parágrafo único – As Unidades/Órgãos devem se certificar quanto à legibilidade dos documentos obrigatórios a serem juntados nos descendentes digitais.
DISPOSIÇÃO FINAL
Artigo 17 – Esta Instrução Normativa entra em vigor nesta data.
Campinas, 03 de outubro de 2025.
Maria Aparecida Quina de Souza
Diretora Geral de Recursos Humanos