Cidade Universitária “Zeferino Vaz”
Campinas, 19 de março de 2008.
1. Considera-se para fins desta Instrução, o seguinte conceito:
Expediente: documentos que envolvam uma seqüência de decisões e/ou providências restritas à DGRH, que precisem ser rigorosamente documentadas e de fácil acesso para eventual comprovação futura, ou mesmo para o compartilhamento de informações em relação a DGRH.
1.1. Ao serem abertos os Expedientes deverão ser identificados fisicamente na capa pelo que segue:
a) Código “01” para indicação de que um órgão da Reitoria efetuou a abertura do Expediente
b) Letra “E” indicando a condição de Expediente
c) Numeração seqüencial gerada automaticamente pelo Sistema, seguida do ano
d) Descrição da área de procedência responsável pela abertura do Expediente
e) Descrição do interessado pela abertura do Expediente
f) Descrição do assunto de que trata o Expediente aberto
1.2. Os dados citados nas alíneas “a”, “b” e “c” do item 1.1 comporão, na mesma seqüência, a codificação usual de um Expediente, e serão apresentados em formato padronizado, de acordo com o exemplo abaixo:
01 – E – 1534 – 93
1.3. A numeração seqüencial mencionada na alínea “c” do item 1.1 é válida para toda a Unicamp, aplicável tanto para Processos como para Expedientes, e será reiniciada em cada ano.
1.4. Por Procedência, mencionada na alínea “d” – item 1.1, entender-se-á a área da DGRH que abriu o Expediente ou que solicitou a abertura. EX: Diretoria Administração de Pessoal.
1.5. Para efeito da alínea “e” do item 1.1, será considerado Interessado do Expediente a área da DGRH, pessoa física, pessoa jurídica, órgão da Unicamp ou outras entidades que se caracterizem como diretamente interessados na condução do assunto objeto: EX: Diretoria de Serviço de Pagamento.
a) Tipo “P” (pessoal) quando o interessado for pessoa física e o assunto do E/P referir-se aos registros típicos de controle de pessoal normatizados pela DGRH.
b) Tipo “O” (órgão) quando o interessado for uma área da DGRH ou outra Unidade/Órgão da Unicamp.
c) Tipo “Z” (outros) quando o interessado for uma empresa, um órgão do governo, pessoa sem vínculo empregatício com a UNICAMP ou qualquer outro caso que não se identifique com os tipos anteriores.
d) Se o Interessado for mais que uma pessoa, deverá ser enunciado um deles, seguido da expressão “e outros” ou quando houver dois ou mais órgãos como Interessado o Sistema impedirá a utilização do tipo “O”. Nesse caso deverá ser utilizado tipo “Z”.
1.6. O Assunto, mencionado na alínea “f” do item 1.1, deverá constituir-se em descrição sumária do assunto a ser objeto de decisões e providências, através da tramitação do Expediente. Na criação do texto é sugerido:
a) Ler o documento, a fim de extrair o assunto de forma sucinta, clara e objetiva;
b) Usar palavras ou expressões particularmente associadas ao Expediente que possam ser facilmente lembradas posteriormente (“palavras-chave”);
c) Ao abreviar uma palavra ou usar uma sigla, procurar fazê-lo sempre da mesma forma, evitando, por exemplo, ora escrever Convênio, ora escrever Conv.
d) Digitar o assunto, suprimindo as preposições “de”, “para” e outras, sempre que o texto permitir.
EX: SPPREV – São Paulo Previdência
1.7. O campo Documento Base servirá como referência formal ao documento que motivou a abertura de um Expediente. EX: Decreto/Lei
1.8. Para colocar a série posicione o cursor no campo “série” e digite “Ctrl + U”, e o Sistema abrirá uma janela informando os números de séries documentais existentes.
a) Para visualizar todas, utilize as setas para cima e para baixo, identifique a série desejada, deixe o cursor em cima e clique em “Esc”.
b) A série documental é definida pelo SIARQ e é através dela que se estabelece o tempo de guarda e a destinação ao Expediente em arquivo (guarda permanente ou eliminação). EX: Legislação e Normas.
1.9. É de responsabilidade da área da DGRH que pretende abrir o Expediente, antes de proceder a solicitação de abertura, consultar no Sistema de Protocolo se já existe o Expediente aberto, com o mesmo tipo de Assunto e Interessado.
a) Caso a decisão tomada justifique a não abertura de novo Expediente, optando, portanto, pela utilização do Expediente já existente, pesquisar no Sistema o seu número e a sua localização atual para que os documentos lhe sejam juntados.
b) Existindo Expediente aberto sobre o mesmo Assunto, mas tratando-se de novo evento, situação sujeita a decisões e providências independentes do Expediente já aberto ou para o bom andamento das providências que se torne conveniente ter um novo Expediente com trâmite próprio, deverá ser providenciada nova abertura.
I – O assunto objeto dos Expedientes abertos nessas circunstâncias deverá discriminar o Expediente original, do qual resultem.
1.10. Abrir Expedientes, inserindo os dados no Sistema de Protocolo e proceder como segue:
a) Abrir pasta para guarda dos documentos, afixando a etiqueta de identificação emitida pelo Sistema no local indicado na capa;
b) Ordenar, pela data de apresentação, os documentos iniciais recebidos para a abertura;
c) Numerar seqüencialmente todas as folhas, no canto superior direito, mencionando o número do Expediente;
d) Formalizar a abertura do Expediente:
“Providenciada a Abertura”
(carimbo, assinatura e data)
d1) A assinatura acima deve ser do funcionário credenciado a efetuar abertura; e,
e) Encaminhar o Expediente para a área da DGRH que solicitou a abertura.
1.11. É de responsabilidade da área da DGRH que abriu o Expediente ou que solicitou a abertura, mediante despacho na última folha, solicitar ao Protocolo da DGRH a sua autuação se constatada a necessidade de convertê-lo em Processo.
1.12. Os Expedientes só poderão ser abertos por área da DGRH previamente credenciadas pelo Protocolo Central do SIARQ.
1.13. O credenciamento para abertura de Expedientes poderá ser concedido a áreas da DGRH que apresentem volumes que o justifique e que dispõe de estrutura suficiente para assumir essa responsabilidade.
1.14. As áreas da DGRH credenciadas a efetuar atuação de Processos estarão automaticamente credenciadas a efetuar abertura de Expedientes.
1.15. Cabe ao Protocolo Central do SIARQ no desempenho de sua função de coordenação do Sistema de Protocolo e Arquivo a responsabilidade por avaliar os pedidos de credenciamento, providenciar a sua efetivação, acompanhar os registros efetuados e providenciar os treinamentos e as reciclagens necessários, ouvido o Protocolo da DGRH.
1.16. O Protocolo da DGRH, uma vez credenciado, poderá efetuar autuações de Processos ou aberturas de Expedientes que tenham como Procedência área da DGRH.
Parágrafo Único – As áreas da DGRH só poderão efetuar a abertura de Expedientes de sua própria Procedência, ou de sub-áreas que lhes sejam subordinadas hierarquicamente.
2. Esta Instrução entrará em vigor na data de sua publicação.
Maria do Rosário A. Rocha
Coordenadora da Diretoria Geral
de Recursos Humanos