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Preparando a Universidade para o eSocial

ATs e RHs participam de evento para conhecer os impactos do projeto e as ações em andamento na Unicamp

Introduzindo o tema: o que é eSocial?

eSocial é uma plataforma do governo federal que promete simplificar (e reunir) a prestação de informações e dados fiscais, previdenciários e trabalhistas.

De forma resumida, os empregadores vão gerar informações para o eSocial e as entidades (Caixa Econômica Federal, Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal e Tribunais do Trabalho) passarão a buscar informações neste repositório, que também poderá ser acessado pelos servidores. Assim, as consultas, fiscalizações e monitoramento das informações tornam-se mais ágeis e eficazes, pois passam a ser feitas de forma eletrônica.

Trata-se de uma nova era nas relações de trabalho, que implicará em significativa mudança na cultura das organizações, uma vez que o lançamento retroativo de ocorrências (férias, faltas, hora extra, afastamentos, acidentes de trabalho etc) pode gerar prejuízos aos servidores e à organização. Além disso, é importante que todas as partes envolvidas (RHs, chefias e servidores) estejam conscientes e atentas aos prazos, pois as organizações estarão sujeitas a multas.

Como a Unicamp está se preparando para o eSocial?

Aconteceu na última terça-feira (27) o encontro com ATs e RHs para alinhar o conhecimento e compartilhar as ações desenvolvidas na Unicamp em relação ao eSocial. As apresentações apontaram a importância do processo, as vantagens que os trabalhadores terão com a implantação e os procedimentos para realizar algumas tarefas necessárias antes dessa etapa, como a qualificação cadastral, por exemplo.

Conduziram as atividades Gilmar Dias, Coordenador da DGRH, João Carlos Curti, Diretor da DInf/DGRH, Silviane Rodrigues, Diretora de Apoio Técnico e Melhoria de Processos - DInf/DGRH, Simony de Oliveira, Diretora de Pagamento, Frequência e Férias - DAP/DGRH e Alexandre de Souza, Executivo Técnico de Negócios da Sênior, empresa parceira da Unicamp e responsável pelo desenvolvimento dos sistemas que apoiarão os processos envolvendo o eSocial.

No período da manhã, Gilmar afirmou que "o eSocial traz uma lembrança de quando a fiscalização tributária foi avançando no Brasil" e que a Coordenadoria da DGRH e a Coordenadoria Geral da Unicamp estão empenhadas para fazer do eSocial apenas mais uma tarefa cotidiana. Curti mostrou como a Unicamp está se preparando para utilizar a ferramenta. Na sequência, Alexandre indicou algumas premissas e benefícios, como a segurança e qualidade das informações e a presença de uma rede colaborativa e compartilhada.

Para se adequar ao eSocial, a Unicamp precisará analisar as adequações necessárias e corrigir inconsistências na base de dados, além de revisar processos para garantir que estão de acordo com as exigências da plataforma. 

O sucesso da implantação depende de alguns fatores, dos quais se destacam: mudança no perfil de RH, conscientização da alta gestão da instituição, cumprimento dos prazos e da legislação para evitar a fiscalização que será eletrônica e, por fim, revisão de processos internos.

De acordo com Silviane, o projeto possui três pilares. O primeiro é a preparação das bases cadastrais, quando são identificadas as inconsistências dos dados dos trabalhadores (qualificação cadastral) e as bases de dados são revisadas e corrigidas, em conjunto com as áreas responsáveis pelo processo."Queremos identificar a melhor estratégia para viabilizar a atualização dos dados dos servidores de forma simplificada, em tempo hábil e em conjunto com os RHs e ATs", comenta a Diretora. 

O segundo pilar trata da adequação dos processos de trabalho, isto é, as informações enviadas ao eSocial são englobadas por processos como admissão de colaborador e afastamento temporário, por exemplo. Silviane lembra que "haverá a necessidade de acompanhamento constante, pois as retificações serão onerosas e poderão acarretar em multas para a Unicamp".

O terceiro pilar refere-se à infraestrutura e sistemas de TI e nesse sentido a DInf/DGRH tem atuado nas atualizações de versão de ferramentas e sistemas, ambientes operacionais, plataforma de envio de dados ao eSocial, cargas de dados, customizações, implementações de regras de negócios específicas da Unicamp, relatórios de apoio, integração de telas customizadas e regras nativas.

No período da tarde, Simony falou sobre a qualificação cadastral, que tem por objetivo a atualização das bases de dados das entidades participantes, evitando que possíveis inconsistências causem transtornos aos trabalhadores, empregadores e entidades, já que o acatamento dos eventos pelo eSocial dependerá da regularidade cadastral desses dados.

Os dados cadastrais que devem ser qualificados são: nome, CPF, data de nascimento e NIS (Número de Identificação Social). Alguns dados somente podem ser atualizados pelo servidor, enquanto outros apenas pelo empregador, e esse processo pode ser moroso. Por isso, é importante que a etapa da qualificação cadastral seja iniciada o quanto antes e, nesse sentido, o papel dos RHs será fundamental. A Consulta Qualificação Cadastral pode ser feita pelo site do eSocial.

A Diretora de Pagamento comentou ainda algumas ações realizadas pela DGRH, como a qualificação na admissão e nas alterações funcionais e o batimento com a base da Caixa Econômica Federal dos celetistas ativos. Está em andamento o convênio com o Banco do Brasil para consistir PASEP e, em breve, serão propostas ações em parceria com os RHs locais para atualização dos dados dos servidores.

Segurança e medicina do trabalho também foram tema do evento. Alexandre comentou que as informações do PPRA precisarão ser atualizadas mensalmente no eSocial e que o PPP será online. 

A nova plataforma terá profundos impactos nas rotinas de trabalho dos RHs, chefias e servidores, pois haverá prazos para que sejam informadas ocorrências e eventos como admissão, afastamento, desligamento, comunicação de acidente de trabalho, ASOs e condições ambientais do trabalho (fatores de risco), por exemplo.

Em razão do prazo estabelecido de obrigatoriedade do eSocial, fixado para 1 de julho de 2018, e da complexidade do projeto, tem havido reuniões técnicas com os órgãos públicos federais promovidas pelo Comitê Gestor, com o qual a DGRH tem acesso fluente facilitando a interface direta. O objetivo da participação é debater a adequação e preparação das organizações, que trará impactos em procedimentos internos, normatizações e sistemas de informação.

Os próximos encontros para tratar do eSocial acontecem nos dias 18 de agosto, 29 de setembro e 10 de novembro na sala do CONSU, visando garantir a instrumentação com computadores. Todos os RHs serão convidados e haverá limite de 2 vagas por Unidade/Órgão. Mais informações sobre os encontros serão divulgadas oportunamente.

Dúvidas e sugestões podem ser enviadas para o email esocial@unicamp.br.

 

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